Onboarding: Stairway to Heaven!

Blog van Erik Bemelmans, Managing Partner en Fan-ergizer bij Fan Factory, maart 2016.

Onboarding: Stairway to Heaven!

Maak een onvergetelijke eerste indruk op je nieuwkomer en je hebt er meteen een fan bij!

Stel je eens voor… Je bent blij. Na een intensieve selectieprocedure ben je als beste uit de bus gekomen en heb je je arbeidscontract op zak. De week voor je begint, valt er een kaartje in de bus: je nieuwe werkgever heet je welkom bij de club en wenst je een vliegende start. Dat is attent! Ook word je uitgenodigd de Fan App op je smartphone te downloaden. Je opent de app en wordt direct meegenomen in de droom en kernwaarden van de organisatie. De CEO heet je welkom in een persoonlijke vlog en daagt je uit het maximale uit jezelf en uit je werk te halen. Vervolgens activeer je de vijfminutentraining ‘Welkom Bij’ op je app, die je voorbereidt op je eerste werkdag en alles wat komen gaat.

En dan die eerste dag. De rode loper is voor je uitgerold en je team wacht je enthousiast op voor een uitgebreide kennismaking. De laatste formaliteiten worden afgehandeld. Alles is even goed geregeld, je hoeft je dus nergens druk om te maken, bent direct verlost van weken potentiële frustratie en kunt meteen aan de slag. Met de voor jou op maat gemaakte onboardingsgame in de Fan App wordt je door de organisatie geloodst. Zo moet je op zoek naar en ontmoet je direct verschillende sleutelpersonen,verzamel je de informatie die je nodig hebt om goed aan de slag te kunnen en bouw je aan je interne netwerk. Aan het eind van de dag krijg je een mooie bos bloemen mee naar huis–je eerste werkdag is immers niet alleen voor jou een onvergetelijk moment, ook voor je werkgever is het een feest dat ze weer nieuw talent hebben kunnen binden –  en overhandigt je leidinggevende je bovendien een cheque voor twee personen: goed voor één gang in een restaurant naar keuze. Met de mededeling dat je er voor ieder dienstjaar een gang bij krijgt…wauw!

Een proloog uit een sciencefictionfilm? Of Onboarding Reality TV? Ik laat graag mijn ervaring spreken en opteer voor het laatste. Een goed begin is immers het halve werk: met het juiste script, adequate regie, de rekwisieten op hun plaats en hoofdrolspelers die weten wat er van hen verwacht wordt, ligt een Oscar voor bewezen kwaliteiten binnen handbereik. Daarmee wil ik niet zeggen dat onboarding een kostbare of ingewikkelde exercitie moet zijn, maar wél, dat het met aandacht voor de juiste zaken al heel snel zijn vruchten afwerpt.

De eerste dag: pakkende trailer of afhaakmoment?

De cijfers liegen er niet om: ruim een kwart van de mensen, die starten met een nieuwe baan, zegt teleurgesteld te zijn in de manier waarop zij ontvangen werden. En als het tegenvalt, dan valt het goed tegen. Aan gemiddeld vier verwachtingen wordt dan door de werkgever niet voldaan. Deze ontevredenheid zorgt voor demotivatie en mindere prestaties en mogelijk tot ongewenst voortijdig vertrek. Misschien heb je het zelf ooit ervaren, er zijn scenario’s genoeg: je meldt je bij de receptie en eigenlijk was iedereen even vergeten dat je vandaag zou beginnen. Haastig wordt er een werkplek geïmproviseerd en jij aan je lot overgelaten tot iemand tijd heeft je wegwijs te maken. Of je krijgt nog net te zien waar het koffiezetapparaat staat, wordt en passant door een leidinggevende of collega gebriefd over je taken en direct aan het werk gezet. Openingsscènes die, ongeacht functie of rol, voor alle betrokkenen een gemiste kans zijn.

Meer dan een ‘first date experience’

Hoe pak je dat aan, effectieve onboarding? Misschien denk je als eerste aan een leuk en leerzaam introductieprogramma. Natuurlijk, dat hoort erbij, maar daarmee ben je er nog niet: onboarding beslaat élke nieuwe ervaring die een medewerker opdoet bij een organisatie. Het is een samenspel van introductieactiviteiten (inclusief survivaltips/geschreven regels), ongeschreven regels en het leerproces van de medewerker. Een proces dat, afhankelijk van het opleidingsniveau, gemiddeld zes tot negen maanden in beslag neemt. Zó lang duurt het namelijk tot een medewerker echt geland is en zich ‘insider’ voelt. En daar is winst te behalen voor iedereen. Effectieve onboarding zorgt er namelijk voor, dat de medewerker sneller een netwerk kan opbouwen, beter weet wat van hem verwacht wordt en hoe de lijntjes lopen. Effectieve onboarding stimuleert en verankert bovendien de betrokkenheid en faciliteert het werken vanuit trots en verbinding, vanuit engagement en het leveren van optimale prestaties op de korte en de lange termijn. Het voorkomt ééndagsvliegen en zorgt ervoor dat iemand al vroeg kan schitteren.

Communicatie als beste aanloop

Het succes van een film valt of staat met een sterk verhaal, goede rolverdeling, een sprekend decor en optimale prestaties van alle betrokkenen – van regisseur, producent en cameraman tot acteur en de mensen in de montagekamer – vanuit verbinding en gedeelde ambities. Dat kan alleen, als verwachtingen gedurende het hele proces helder zijn, wanneer er een sfeer van ‘we doen het samen’ wordt gecreëerd en voor individuele begeleiding op de juiste momenten wordt gezorgd. Hoe beter er gedurende het gehele traject in al die opzichten gecommuniceerd wordt, hoe kleiner de kans op teleurstellingen. Dat begint al in de selectiefase. Hier worden immers als het goed is wederzijdse verwachtingen uitgesproken om de eventuele match te bepalen (zie ook mijn vorige blog: http://www.fanfactory.nl/blog/hire-for-attitude-train-for-skills/). Denk hierbij overigens minder aan de zakelijke, maar vooral aan de sociale en persoonlijke aspecten van het werk: teleurstellingen bij medewerkers hebben vaak te maken met het ‘psychologische contract’ dat zij in gedachten bij hun arbeidscontract hebben gesloten. Ze gaan veeleer over het ‘hoe’ dan over het ‘wat’.

Walk of Fame: this way!

Effectieve onboarding start met aandacht voor het hiervoor genoemde ‘psychologische contract’. Het gevoel ‘erbij te horen’ werkt namelijk bijzonder versterkend en helpt nieuwe medewerkers snel in hun kracht te komen en goed te presteren. De kritische succesfactoren hierin:

  • Stel je nieuwkomer op zijn gemak en bevestig hem in het vertrouwen dat hij beschikt over alle noodzakelijke (toekomstige) vaardigheden en competenties;
  • Geef de nieuwkomer een duidelijke rol, de nodige ondersteuning en goede feedback;
  • Bied je nieuwe medewerker alle gelegenheid de regels, procedures en functies, maar vooral de mensen, netwerken en cultuur snel en goed te leren kennen;
  • Laat uitgesproken en onuitgesproken verwachtingen uitkomen, of liever: overtref ze.

Dit op voorhand uitrollen van de rode loper heeft niet alleen voor de medewerker, maar ook voor de organisatie zelf louter voordelen: je legt er het fundament mee voor optimale passie, professie, plezier en prestatie. En voor je het weet, heb je als organisatie je eigen Hollywood Boulevard geplaveid met de handafdrukken en namen van jouw medewerkers… Bedenk maar eens wat dat doet voor je ‘employer brand’ (…mits je natuurlijk een voorspoedige landing een goed vervolg geeft. Daarom in mijn volgende blog meer over coaching & ontwikkeling).

Bron: klik hier

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s