15 vernieuwende vergadervormen voor inspiratie en betrokkenheid

Sara Coene van bedenk.be: Hoe organiseer je een vergadering op zo’n manier dat er energie en creativiteit ontstaat? Hoe zorg je ervoor dat mensen actief in plaats van passief deelnemen aan vergaderingen? 15 vormen: van inspiration tours, notes day tot fish bowl.

15 vernieuwende vergadervormen om creativiteit los te maken en betrokkenheid te verhogen

De ervaring en kennis van de medewerkers is een belangrijke bron van waardevolle ideeën en inspiratie binnen je organisatie. Een bron die aangeboord kan worden via technieken die discussie centraal stellen en creativiteit losmaken. Discussies worden echter vaak geweerd in vergaderingen of er wordt onvoldoende tijd voor vrijgemaakt. Passief luisteren, informatie noteren en in één richting standpunten verdedigen vieren hoogtij in veel vergaderingen, terwijl interactie en samenwerking cruciaal zijn om met complexe vraagstukken om te gaan en innovatief denken aan te wakkeren.

In het gros van de vergaderingen (en de voorbereiding ervan) ligt de focus op de inhoud en veel minder op de werkwijze en de interactievorm. Het is minstens even cruciaal om hier goed over na te denken.

Hoe je een vergadering opzet is afhankelijk van het doel van die vergadering. Zo zal je voor een informatieve vergadering, die als doel heeft informatie te verspreiden en niet het debat te stimuleren, een andere werkvorm gebruiken dan voor een brainstorm bijvoorbeeld.

We delen hieronder een aantal vernieuwende werkvormen om je vergaderingen nieuw leven in te blazen of eens helemaal anders aan te pakken.

Vergadervormen die inspiratie losmaken.

  • Inspiration Tours

Je kan naar Silicon Valley op inspiratietour met Nexxworks of je dichter bij huis laten inspireren door ondernemers via Connexi. Of je kan zelf bezoeken aan inspirerende bedrijven organiseren of eens langs lopen bij The Loop, het Retail Technology Experience Center in Antwerpen of een inspiratietour bij Living Tomorrow in Vilvoorde volgen.

Bij Pixar zijn teams die een nieuwe film gaan maken verplicht zich onder te dompelen in het thema en de omgeving waarin de film zich zal afspelen om zo de nieuwe productie een onwaarschijnlijke accuraatheid en geloofwaardigheid te bezorgen en vooral ideeën te verzamelen voor het verhaal.

Bij Douwe Egberts werden innovatieteams ondergedompeld in koffie -en theetrends in verschillende hippe wereldsteden, om inspiratie op te snuiven voor nieuwe ideeën en concepten.

  • Interne Conferenties

Een intern event organiseren kan enthousiasme en vernieuwing in je cultuur injecteren. Zo organiseert Johnson & Johnson sinds 2012 wereldwijd interne Ted Talks, met als doel een omgeving te creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om ideeën te delen, zo voeding gevend aan hun innovatiecultuur. Het begon als klein salon event en groeide intussen uit tot een intern platform waarop meer dan 128.000 medewerkers nieuwe ideeën kunnen terugvinden.

Ook Volvo Group organiseert gelijkaardige Group Talks en deelt die wereldwijd via hun online leerplatform.

Bij Google worden externe sprekers uitgenodigd op hun Talks @ Google, een serie presentaties die Google sponsort in verschillende van hun kantoren over heel de wereld. De sprekers zijn bekende wereldleiders en artiesten als Lady Gaga, maar ook minder bekende dichters en artiesten.

  • Startup Events

Een eenvoudige manier om je team te inspireren is samen een startup event te bezoeken. Elke avond van de week is er wel ergens ten lande een pitch night of een growth hacking bijeenkomst, waar je gegarandeerd inspiratie kan halen. Het bruist er immers vaak van bedrijvigheid en innovatief talent.

Bedrijven als BNP Paribas Fortis of KBC investeren in dit soort plekken. Voor BNP Paribas Fortis is Co.Station de uitgelezen plaats om interne innovaties in de verf te zetten, of om evenementen te organiseren rond ondernemerschap. Business ontwikkelen en tegelijk inspiratie opdoen, deze ecosystemen zorgen daarvoor en ook jij kan daarvan profiteren.

Of organiseer je eigen event en community, rond een thema dat belangrijk is voor je organisatie of je team. Gelijkgestemde zielen uit verschillende sectoren die elkaar op regelmatige basis ontmoeten, een uitgelezen kans om geïnspireerd te worden. Of co-organiseer een event, zoals Colruyt deed met 99U Local Ghent. Op die manier willen ze blijven openstaan voor creatieve impulsen vanuit de buitenwereld, ideeën opdoen en innovatie doordrijven in alle lagen van de organisatie. Proef zelf de sfeer in onderstaand filmpje.

Vergadervormen om ideeën te genereren.

  • Notes Day

Pixar houdt regelmatig een “Notes Day”, een interne reflectiedag waarop medewerkers elkaar ontmoeten in kleine groepen. Eerst starten ze binnen de eigen, vertrouwde teams, maar daarna worden mensen vanuit verschillende afdelingen in workshops samengebracht om na te denken over de belangrijkste problemen of uitdagingen van het bedrijf. Deze uitdagingen hebben ze zelf voorafgaand aangebracht, wat het een zeer mensgerichte managementaanpak maakt die de betrokkenheid en energie bij de medewerkers enorm verhoogt.

  • Hackathon

Een hackathon is een bijeenkomst van software- en website-ontwikkelaars om aan gezamenlijke projecten te werken. Tegenwoordig wordt het ook gebruikt voor het creatief problemen oplossen die niet per sé software- gerelateerd zijn, zoals marketingproblemen of specifieke uitdagingen binnen HR. Sommigen noemen het zelfs de nieuwe brainstorm. Het grote verschil met een brainstorm, is dat de ideeën niet alleen worden bedacht, maar ook uitgewerkt a.d.h.v. code voor software of een prototype voor hardware of producten en diensten. Je maakt met andere woorden je ideeën meteen tastbaar, waardoor ze ook snel op hun potentieel getest kunnen worden. Zo’n hackathon duurt typisch tussen 1 dag en een week.

Bij LinkedIn organiseerde men een HR hackathon, samen met andere bedrijven uit Silicon Valley, met als doel de lage engagement score over de hele levenscyclus van een medewerker aan te pakken.

  • “Durf te vragen-sessies”

Dichter bij huis en wat laagdrempeliger, heb je de ‘Durf Te Vragen’ sessies, gebaseerd op het gelijknamige boek. Durftevragen is letterlijk het durven stellen van vragen. Tijdens zo’n sessie ontmoeten mensen met een vraag mensen die graag meedenken. Het is een combinatie van inspireren, netwerken en brainstormen rond individuele vragen en kan perfect in een open sessie of intern in een organisatie worden toegepast.

Zo organiseerde Stad Mechelen vorig jaar enkele ‘Durf Te Vragen-sessies’, waaraan iedereen kon deelnemen en waarin men tips en ideeën wilde verzamelen voor activiteiten en diensten in de nieuw te bouwen bib in het Predikherenklooster.

Werkvormen die deelnemers betrekken in waardevolle discussies.

  • Open Space

Open Space Technologie is een redelijk recente werkvorm voor grotere groepen, die over de hele wereld wordt toegepast. De methode is zeer effectief in het werken met groepen van ongeveer 10 tot 1000 personen.

Het is een zelfsturende vergadering als het ware, waar vooraf geen agenda bestaat, die wordt gevormd tijdens de meeting zelf vanuit de input van de verschillende deelnemers. Het is een co-creatietechniek voor grote groepen. Op die manier kan je op korte tijd met heel veel mensen aan de slag rond een bepaald thema. Harrison Owen, de grondlegger van deze methode, kreeg het idee voor de methode na een conferentie, waar de deelnemers vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest. De echt belangrijke onderwerpen hadden zij tussendoor besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het officiële programma.

Boeing is een organisatie die regelmatig dit soort sessies organiseert, met als topic bijvoorbeeld  het stroomlijnen van de operaties en het vereenvoudigen van de communicatie. Tijdens een andere conferentie brachten ze alle HR-mensen wereldwijd samen om synergieën te creëren rond medewerkers-kwesties.

  • Fish Bowl

Dit is een zeer effectieve methode om een debat of discussie te structureren. Een kleine groep van deelnemers vormt een cirkel waarrond de andere deelnemers zitten of staan. De cirkel vormt een figuurlijke ‘visbokaal’, waar de andere deelnemers in het begin naar kijken en luisteren, zonder tussen te komen. Nadien kunnen ze ook in de visbokaal stappen om daar iemand te vervangen en op die manier hun ideeën toe te voegen aan de discussie.

Zo organiseerde iMinds tijdens één van haar conferenties een debat, waar professionals uit verschillende organisaties samen discussieerden over de vraag hoe een sterke lokale mediasector in 2020 eruit zou kunnen zien. Dit deden ze aan de hand van de Fish Bowl techniek, om iedereen op korte tijd de kans te geven aan het debat deel te nemen en ideeën aan te reiken.

  • World Café

Dit is een creatief proces om een goede dialoog tot stand te brengen en kennis uit te wisselen over een vooraf bepaald thema. De groep deelnemers wordt opgesplitst in kleinere groepen van vier tot zes mensen die het gekozen onderwerp bespreken aan ‘café-tafels’. De samenstelling per gesprekstafel wisselt, omdat er in een aantal korte rondes telkens doorgeschoven wordt naar een andere groep. Er blijft wel altijd één persoon aan de tafel zitten als ‘gastheer/vrouw’ waardoor snelle informatie-uitwisseling en gedeelde kennis ontstaat.

Zelf zetten wij zeer regelmatig deze methode in om medewerkers in een organisatie mee te laten nadenken over de visie van de organisatie of van een afdeling, wanneer het grotere groepen betreft (vanaf 12 personen, het wereldwijde record staat op zo’n 10.000 deelnemers, m.a.w. het is een co-creatietechniek die zeker werkt voor grote groepen).

Werkvormen om ideeën te pitchen

  • Pecha Kucha

Pecha Kucha is Japans voor ‘prietpraat’. Een Pecha Kucha-avond is een evenement waarbij deelnemers een diavoorstelling van 20 afbeeldingen presenteren, in een totale tijd van 6 minuten en 40 seconden. Elke afbeelding wordt dus exact 20 seconden getoond. Dit zijn criteria die de deelnemers dwingen creatief en to the point te zijn.

Het wordt meestal gebruikt om een idee te presenteren, ook al zijn er geen beperkingen op de inhoud van de meetings. Overal ter wereld worden er regelmatig Pecha Kucha avonden georganiseerd en je kan die ook perfect in je eigen organisatie lanceren.

Men beweert soms dat de succesrate bij gewone presentaties 20% is en bij Pecha Kucha 80%! Dat zou vooral komen omdat de presentators gedwongen worden zich zeer goed voor te bereiden.

Bij software gigant Autodesk vroeg CEO Carl Bass aan zijn medewerkers hun ideeën en oplossingen op deze manier te presenteren. De meeste sprekers denken volgens hem meer na over hoeveel ze te zeggen hebben dan na te denken over wat het publiek wilt horen. Pecha Kucha zorgt ervoor dat mensen hun denken organiseren en het overbodige elimineren.

  • Rapid Demos

Dit werkt zoals speed dates of speed networking, het enige verschil is dat het niet gaat om verkopen van jezelf of je business, maar om het pitchen van je idee. Pitchers worden verdeeld over de zaal en elke keer de bel gaat, verzamelen zich 4 tot 7 deelnemers rond een nieuwe pitcher. Na vijf minuten schuift het publiek weer door naar een andere presentatie en dit gedurende een uur. Het is ondermeer een goede manier om mensen pitches te laten oefenen ter voorbereiding van een presentatie aan het management of een Pitch Night.

  • Pitch Nights

Je kan bijna geen website, boek, video of artikel over innovatie raadplegen zonder dat er wel ergens het woord pitch vermeld staat. De term werd in eerste instantie gebruikt om een idee te verkopen aan een durfkapitalist, om zo financiering los te krijgen. Intussen wordt het ook breder in organisaties gebruikt, om support los te krijgen voor interne veranderingen of voor innovaties.

Wanneer innovatietrajecten of intrapreneurship programma’s geactiveerd worden binnen bedrijven, is er binnen het innovatieproces ook steevast een pitchmoment voorzien. Presentators worden dan klaargestoomd om van idee tot pitch te komen.

Coca-Cola wilde meer innovatie binnen de organisatie stimuleren. Daartoe organiseerde het een intern event met 76 medewerkers in hun hoofdkantoor in Atlanta, waar ze teams vormden om ideeën te bedenken en te pitchen aan het directiecomité. Intussen zie je in meer en meer organisaties dergelijke events ontstaan. Los van pitches voor innovatie in producten of diensten, kan je perfect ook pitch events organiseren voor ideeën over interne veranderingen.

Werkvormen voor het opvolgen van ideeën en projecten

  • The Huddle

De Huddle komt uit de sport en is een actie waarbij het team samenkomt in een hechte, gesloten kring om kort te praten over de strategie en om elkaar te motiveren en tussentijds succesjes te vieren. Deze aanpak is intussen overgewaaid naar organisaties met als doel mensen beter te laten samenwerken en kort op de bal te spelen.

Zo’n huddle wordt vaak dagelijks georganiseerd (maar een andere frequentie kan ook). Het is een staande meeting die heel kort duurt (5 à 10 minuten) en op een vaste plek, vaak middenin het kantoor, plaatsvindt. Informatie wordt snel uitgewisseld en ook door de frequentie verbetert de communicatie aanzienlijk. Goede communicatie is een cruciale voorwaarde voor creativiteit en innovatie, dus een huddle is absoluut een manier om vanuit de dagelijkse operaties creativiteit in de organisatie te stimuleren.

De agenda van zo’n huddle bepaal je zelf, maar bevat meestal kort reflecteren over gisteren, de doelen zetten voor vandaag, de obstakels inschatten en acties vastleggen.

  • Kanban

Waar de Huddle meer gericht is op samenwerking en communicatie verbeteren, wordt Kanban voornamelijk ingezet voor het lean opvolgen van projecten en verandering. Beiden zijn rechtstaande meetings, maar de inhoud is iets verschillend. Scrum wordt vaak in één adem met Kanban genoemd. Waar Scrum gericht is op agile software development (en dus voornamelijk vanuit IT gedreven wordt), is Kanban eerder een agile change management methodologie die breder in de organisatie kan ingezet worden. Vaak worden Kanban en Scrum door elkaar gehaald.

Spotify heeft bijvoorbeeld voor de Kanban-methode gekozen, ook al zie je hier en daar scrum-elementen terugkomen. Dat is ook niet erg, zolang je aanpak maar doordacht is en aangepast aan wat je nodig hebt om je specifieke operaties op een flexibele manier te sturen.

  • Teamstreamer

De Teamstreamer is Bedenk’s eigen toepassing van de Huddle en biedt een framework om met je team op regelmatige basis te communiceren. Het bevat redelijk vaste gegevens, zoals de uitgewerkte visie, strategie en objectieven, plus variabele gegevens zoals kpi’s, feedback en ideeën plus actiepunten. We combineren het vaak met een Kanban systeem, waarmee zeer flexibel de verschillende projecten opgevolgd kunnen worden.

Hoe boeiend en soms eenvoudig deze vergadervormen ook kunnen lijken, en kleine waarschuwing toch: verdiep je vooraf in welke techniek je het best kan gebruiken voor je specifieke uitdaging en wat het allemaal met zich meebrengt. Alles valt of staat met een goede voorbereiding en begeleiding van de meetings zelf.

Bron: klik hier

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s