Heleen Mes en Gea Peper van het HappinessBureau bloggen elke maand voor PWnet.nl, dè site met relevante informatie voor HR-managers, HR-directeuren en HR-adviseurs. Het blog van Gea van deze maand gaat over hoe je in coronatijd conflicten op het werk kunt voorkomen.
Ben je moe en heb je een kort lontje? Je bent momenteel niet de enige. Omdat het coronavirus voorlopig nog wel onder ons blijft is het verstandig om goed te blijven waken over je mentale gezondheid en die van je medewerkers. Daar kun je veel ellende mee voorkomen.
Het geluksniveau in Nederland is gedaald van een 7,5 vóór corona naar een 6,3 tijdens de uitbraak (begin april), zo stelt de Erasmus Happiness Economics Research Organisation. Respondenten gaven aan zich prikkelbaar, gespannen, droevig en eenzaam te voelen. Volgens een peiling van onderzoeksbureau Ipsos voelen Nederlanders zich gestrester en leven ze ongezonder.
Misschien wordt er bij jouw organisatie volledig vanuit huis gewerkt, of gaan collega’s alweer af en toe naar kantoor. In beide gevallen is samenwerken waarschijnlijk nog steeds lastiger dan voorheen. Een negatief sentiment kan conflicten veroorzaken en die hebben een negatieve invloed op het werkgeluk van medewerkers. Om dit te voorkomen, deel ik een aantal tips.
1. Zorg voor energiebronnen
Een eerste manier om de voedingsbodem voor arbeidsconflicten te verkleinen, is door te kijken naar zogenaamde ‘energiebronnen’ en ‘energievreters’ op het werk. Omgaan met onzekerheid, veranderingen en stress vanwege corona is zo’n energievreter. Maar ook tijdsdruk, verstoorde relaties, bureaucratie of een reorganisatie kosten energie. Daar tegenover staan de energiebronnen op het werk, waaronder mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, autonomie of goede feedback van je leidinggevende. Medewerkers die veel energievreters en weinig energiebronnen ervaren op het werk, zijn vatbaarder voor burn-out. De aanwezigheid van veel energiebronnen houdt juist verband met bevlogenheid van werknemers.
Vraag om suggesties en aandachtspunten
Er wordt weleens gezegd dat energiebronnen en energievreters met elkaar in balans moeten zijn, maar het is beter om zo min mogelijk energievreters en zo veel mogelijk energiegevers te hebben op het werk. Het coronavirus is een realiteit – de vraag is hoe jouw bedrijf de negatieve invloed daarvan zoveel mogelijk kan verkleinen en de positieve kan benadrukken.
Vergeet in ieder geval niet om veelvuldig met medewerkers te communiceren en vraag om suggesties en aandachtspunten. Besteed aandacht aan energiegevers – misschien weten medewerkers niet van het bestaan van bepaalde regelingen om werk en privé te kunnen combineren – en train medewerkers (niet alleen leidinggevenden) in het geven van opbouwende feedback.
2. Focus op oplossingen
Is er sprake van een beginnend conflict, focus dan vooral op mogelijke oplossingen. Deze oplossingsgerichte of ‘waarderende’ benadering raakt aan de positieve psychologie. De gedachte is: veel tijd besteden aan het bespreken en analyseren van het probleem en de negatieve gevoelens die daarbij horen, is niet per se waar betrokkenen het meest mee gebaat zijn. Erken het probleem en het leed, maar richt vervolgens de aandacht op waar mensen naartoe willen. Wat zijn mogelijke (deel)oplossingen? Aan welke ‘knoppen’ kunnen we draaien? Wat kunnen betrokkenen zélf doen? Het onderzoeken van oplossingen geeft meestal direct energie, terwijl het onderzoeken van het probleem energie kost.
Appreciative inquiry
Er zijn verschillende technieken en oefeningen om met deze benadering aan de slag te gaan, waaronder uit de appreciative inquiry en de oplossingsgerichte therapie. Belangrijk is dat de betrokkenen zelf ideeën aandragen. De gespreksleider faciliteert en ondersteunt dat, maar komt niet zelf met oplossingen. Dit is om te voorkomen dat mensen een afwijzende houding aannemen. De nadruk moet erop liggen dat je samen kijkt naar wat wérkt.
3. Stel een geluksmanager aan
En ten slotte: neem een chief happiness officer (CHO) of werkgelukdeskundige in dienst. De CHO luistert naar de verhalen van medewerkers en helpt conflicten op te lossen. Juist in coronatijd is het belangrijk om in contact te blijven staan met medewerkers. En dat is wellicht een van de positieve aspecten van de pandemie: we beseffen des te beter hoe belangrijk ons welbevinden is voor het totale functioneren, zowel op het werk als privé.
De ‘chef geluk’ is daarnaast alert op signalen uit de organisatie. Chronische stress door een aanhoudend hoge werkdruk, een slechte sfeer door roddelende collega’s of omslachtige procedures zijn tekenen dat er iets moet veranderen. Het is aan de CHO om alert te zijn op rinkelende alarmbellen en die met de juiste mensen binnen de organisatie te delen. Daarmee verbindt hij of zij verschillende afdelingen met elkaar en zorgt ervoor dat potentiële problemen sneller worden gesignaleerd en aangepakt. Dit kan conflictsituaties helpen te voorkomen. Het actief ophalen van feedback over de organisatie en daar ook echt iets mee doen geeft medewerkers bovendien het gevoel hebben dat ze gehoord worden.
Waar een CHO verder naar streeft, is dat er een sfeer ontstaat waarin medewerkers authentiek kunnen zijn en fouten mogen maken. Dat ze geen ‘professioneel masker’ op hoeven te zetten. Jezelf juist wat meer laten zien zorgt voor meer onderling begrip en een betere band tussen collega’s.
Coach om privéproblemen mee te bespreken
Uiteraard hoeft iemand met die functie niet per se chief happiness officer te heten, maar door het woord ‘geluk’ te gebruiken maak je als organisatie wel meteen duidelijk waar het je om te doen is. Of zoals we bij een organisatie zagen die twee parttime psychologen in dienst heeft, zogenaamde ‘gelukscoaches’, met wie medewerkers mogen praten over privézaken, op kosten van de baas. Daar blijkt veelvuldig gebruik van te worden gemaakt.
Hoe je het ook regelt: het gaat erom dat er iemand ‘kartrekker’ is voor het creëren van een bedrijfscultuur waar het werkgeluk en welzijn van medewerkers centraal staat. Dat is het beste tegengif voor elk potentieel conflict en het beste recept voor een gezonde organisatie met florerende medewerkers.
Gea Peper is oprichter van het HappinessBureau, dat als doel heeft werkgeluk in organisaties te vergroten, en is hoofddocent van de opleiding Werkgelukdeskundige aan diverse hogescholen. Samen met Heleen Mes schreef ze ‘Employee Experience – Happy People Better Business’.
