‘Hoe moeilijk het ook was om thuis opgesloten te zitten, er was toch meer behoefte ontstaan aan thuiswerken’
Nu de vakantieperiode voorbij is en Nederland massaal weer aan het werk gaat, is de grote vraag: blijven we thuiswerken of mogen we weer naar kantoor? Het kabinetsadvies luidt nog steeds ‘thuiswerken blijft de norm’, maar desondanks laten veel bedrijven en organisaties hun medewerkers mondjesmaat weer op kantoor toe. Want, zo is op veel plekken gebleken: af en toe op kantoor werken zorgt ervoor dat werknemers het thuiswerken beter blijven volhouden.
Om organisaties en medewerkers te helpen om de ‘reboarding’ goed te laten verlopen, heeft het HappinessBureau een Terug Naar Kantoor Checklist gemaakt. De lijst is gratis te downloaden en dat is al duizenden keren gebeurd. In de checklist staan voor drie doelgroepen (medewerkers, teams en management) een aantal vragen benoemd die zij zich kunnen stellen in drie fases van de reboarding (voorbereiding van de terugkeer, eerste werkdag/-week op kantoor en de eerste maanden van het ‘nieuwe normaal’). Zo helpt de checklist organisaties om goed terug te kijken op de afgelopen periode, ervaringen te delen en de geleerde lessen mee te nemen naar de toekomst. En dat is belangrijk, want zonder een goede herstart zou je voorbijgaan aan ieders ervaringen en emoties tijdens de thuiswerkperiode en zouden er mogelijkheden voor verbetering verloren gaan. Daarnaast zorgt een goede reboarding ervoor dat medewerkers zich weer welkom bij, veilig in en verbonden voelen met de organisatie.
De eerste ervaringen met de checklist druppelen nu bij ons binnen in onze mailbox, en die willen wij graag met jullie delen, zodat we daar allemaal weer van kunnen leren. Zo is de Nederlandse ambassade in Chili aan de hand van de checklist de ervaringen en wensen van medewerkers gaan inventariseren, vertelt ambassadeur Harman Idema (foto). “Chili zat vier maanden lang in een strenge lockdown: om hun hond uit te laten of boodschappen te doen, moesten bewoners een permiso aanvragen. Nu gaat het land weer voorzichtig open. De ambassademedewerkers werken nog voornamelijk thuis; alleen voor urgente consulaire zaken zijn er af en toe mensen op de ambassade in Santiago.”
Alle ambassades werden vanuit het ministerie verzocht een terugkeerplan op te stellen. Dat ging vooral over de fysieke terugkeer. Het ambassadeteam was echter ook op zoek naar een breder op de toekomst gericht gesprek op basis van de ervaringen van de afgelopen periode met thuis/digitiaal werken. Geïnspireerd door de checklist Terug Naar Kantoor werd een vragenlijst opgesteld met tien vragen die medewerkers anoniem online konden invullen. “Medewerkers konden zo hun werkervaringen tijdens lockdownperiode delen, wat ze willen behouden maar ook wat ze als kiespijn kunnen missen. Die input is verwerkt in een overzicht, met alle hoofdpunten op een rij. Daarover hebben we een gesprek gevoerd.”
Idema vervolgt: “Wij merkten dat hoe moeilijk het ook was voor mensen om vier maanden opgesloten te zitten – denk aan een 26-jarige managementassistent die in een kleine flat woont of mensen met kleine kinderen die niet naar school konden – er toch ook de behoefte was ontstaan om vaker thuis te werken. Het geeft mensen meer flexibiliteit en een betere werk-privébalans. Ook bleek online samenwerken goed mogelijk te zijn en konden mensen zich thuis beter concentreren dan op kantoor. Wij hebben alle wensen op het gebied van flexibiliteit en thuiswerken voorzover dat nog nodig was (in principe konden medewerkers al thuiswerken) verder mogelijk gemaakt en stimuleren medewerkers om hiervan gebruik te maken.”
Een andere belangrijke bevinding was dat een deel van het werk ook heel goed digitaal uit te voeren was. “Bijvoorbeeld voor ons handelswerk. Chili ligt ver van Nederland en het is voor bedrijven die hier zaken willen doen, een grote stap om hierheen te komen”, vertelt de ambassadeur. “Een digitale ontmoetingsplaats kan een eerste stap zijn in de kennismaking met bedrijven hier.”
Met die wetenschap heeft de ambassade in overleg met collega’s van het ministerie van Buitenlanse Zaken onlangs een ‘e-embassy’ ontwikkeld: een online platform van de diensten van de ambassade, met virtuele handelsmissies, webinars en digitale matchmaking tussen Nederlandse en Chileense bedrijven. Idema: “Dit is – hoe gek het ook klinkt – een spin-off van de coronapandemie. Daardoor kunnen wij nu één van de eerste ‘e-embassies’ van de wereld lanceren.”
Oproep: vertel jouw verhaal
Wil je met ons delen hoe de reboarding bij jouw organisatie verloopt of is verlopen? Hebben jullie de checklist ingezet en zo ja, hoe? Wat hebben jullie geleerd van het thuiswerken en hoe zorgen jullie ervoor dat medewerkers zich weer welkom en verbonden voelen? Laat het ons weten via info@happinessbureau.nl!
