Artikel van André Lensink
Stel je voor: je hangt alweer op de bank verveeld te surfen langs vacaturesites. Ineens lichten je ogen op. Er komt een kleine glimlach rond je mond en je gaat rechtop zitten. Wow, deze werkgever heeft 337 reviews en krijgt gemiddeld 4,5 van 5 goudgeel gekleurde sterren. Je klikt door naar de reviews. Ene Dennis schrijft daar: “De procedure verliep heel prettig en vlot. Helaas ben ik het niet geworden, maar ik heb nuttige feedback gekregen. Ik blijf jullie vacatures zeker in de gaten houden.” Terug naar de vacaturetekst. Ze geven zelfs garanties: binnen 5 werkdagen na de sluitingsdatum heb je een voorstel voor de arbeidsvoorwaarden óf je hebt een bedankje met een goede toelichting waarom je deze keer niet bent uitgekozen.
Solliciteren bij de overheid
Na ruim 8 jaar als manager van verschillende ICT afdelingen bij De Nederlandsche Bank ging ik op zoek naar iets anders. In de afgelopen maanden heb ik gesolliciteerd op ICT management vacatures binnen de overheid. Dat verliep niet altijd even soepel. De mensen die ik sprak waren stuk voor stuk aardig en welwillend maar de sollicitatieprocedures zou ik zeker niet klantvriendelijk noemen.
De procedures van de overheid zijn vaak lang, ondoorzichtig en een tikkeltje bureaucratisch. In een tijd met een krappe arbeidsmarkt en veel concurrentie van commerciële bedrijven met gestroomlijnde trajecten, is dat nogal een handicap.
Het UWV rapporteert dat er eind september 2021 376.300 vacatures open stonden, dat is 74% meer dan een jaar geleden. Het CBS meldt dat er op dat moment per 100 werklozen 126 vacatures waren. Organisaties, en zeker de overheid, moeten de komende tijd dus hun uiterste best doen om goede kandidaten te werven.
In dit artikel deel ik over mijn ervaringen in de afgelopen maanden. En ik geef 7 tips om de werving door de overheid te verbeteren.
De voorbereiding: vacaturetekst en planning
Als ik op internet iets bestel krijg ik allerlei berichten over hoe ver mijn pakje al is en weet ik hoe laat de bezorger ongeveer voor de deur staat. Dat moet toch ook kunnen bij sollicitaties. Bij veel vacatures staat een sluitingsdatum. Er staat meestal niet wanneer ik, als sollicitant, een reactie kan verwachten. In een advertentie las ik: “De sluitingsdatum is 10 januari. De gesprekken vinden plaats na 31 januari.” Dan weet je eigenlijk nog niets, alleen dat je tenminste 3 weken moet wachten.
Tip 1: Vermeld in de vacaturetekst wanneer de selectiegesprekken zijn.
De kandidaat kan er vast rekening mee houden. En later wordt het inplannen van de gesprekken een stuk makkelijker.
De klant is koning, een sollicitant vaak niet. Een klant wil je zo snel mogelijk helpen en niet te lang laten wachten tussen de verschillende stappen. Bij een grote uitvoeringsorganisatie kreeg ik een ontvangstbevestiging na het insturen van mijn sollicitatie: “Het is op dit moment erg druk, we verwachten binnen 2 tot 3 weken na de sluitingsdatum te reageren op de sollicitaties.” Waarom moet dit zo lang duren? Voor publicatie van de vacature weet je al dat je een briefselectie moet doen en selectiegesprekken moet voeren. Dit kun je dus plannen!
Tip 2: Zorg dat de tijd die je organisatie nodig heeft voor de briefselectie en de selectiegesprekken op tijd is gepland in de agenda’s zodat je snel na de sluitingsdatum kunt reageren.
Na de sluitingsdatum: een snel en transparant proces
Toen de 3 weken om waren ging ik maar eens informeren bij de uitvoeringsorganisatie. “Sorry, sorry, er zijn dingen tussen gekomen. Maar volgende week gaan we echt reageren.” Bij een andere grote overheidsorganisatie gebeurde iets vergelijkbaars. Ook daar ging ik maar eens bellen. “We hebben de sluitingstermijn een paar weken opgeschoven. En we hebben ook een bureau ingeschakeld dat gespecialiseerd is in het werven van vrouwen. Want we willen toch echt een vrouw op deze functie. Excuses dat we de spelregels veranderen tijdens de wedstrijd.”
Tip 3: Houd je aan de toezeggingen die zijn gedaan aan kandidaten. En mocht dat niet lukken informeer kandidaten dan zo snel mogelijk over de wijzigingen.
Meer mensen in een selectiecommissie maakt het resultaat niet per sé beter. Bij een ministerie werden het 1e en 2e gesprek kort na elkaar gepland. Eerst sprak ik 3 kwartier met een commissie bestaande uit 5 personen: de vacaturehouder, 3 andere managers en een HR medewerker. Na een kwartier pauze volgde een gesprek met opnieuw 5 personen: een andere HR medewerker en 4 medewerkers uit de afdeling. Voor het tweede gesprek was exact 45 minuten gepland. Zonder uitloop, want de volgende kandidaat kwam direct na mij. Alle 5 mensen wilden vragen stellen. Toen ik een vraag terug stelde werd ik afgekapt omdat we anders niet door de vragen zouden komen. Aan het eind kreeg ik precies 3 minuten om “één korte vraag te stellen.” Na het afsluiten van de call slaakte ik een diepe zucht en zei tegen mijn vrouw: “Nou, dit gaat het niet worden.”
Tip 4: Vertrouw je collega’s en beperk de omvang van een selectiecommissie tot 2 of hooguit 3 personen.
Dat scheelt tijd en het geeft meer ruimte voor een echt gesprek in plaats van een vragenvuur.
Van sluitingsdatum tot afronding duren procedures al gauw een maand of 2. Het kan ook prima in 1 week. Hoe dan? Op dag 1 na de sluitingsdatum beoordeel je de binnengekomen sollicitaties en kies je wie er wordt uitgenodigd. Op dag 2 plan je de afspraken voor de gesprekken op de, al in de vacaturetekst gecommuniceerde data: dag 3 en/of dag 4. Plan voor iedere kandidaat het eerste en het tweede gesprek kort achter elkaar op dezelfde dag. Beslis aan het eind van dag 4 welke kandidaat een aanbod krijgt, welke kandidaten worden afgewezen en welke kandidaten nog even in reserve worden gehouden voor het geval de gekozen kandidaat afhaakt. Op dag 5 krijgt deze kandidaat een arbeidsvoorwaardenvoorstel. Informeer ook de afgewezen kandidaten dan weten zij ook op dag 5 waar ze aan toe zijn.
Tip 5: Het hele selectieproces past prima binnen 5 werkdagen na de sluitingsdatum.
De afronding: geef goede feedback
Eén van de belangrijkste taken van een manager is het vinden van de juiste mensen. En dat gaat verder dan je denkt.
Nadat ik een enthousiast gesprek had met een HR medewerker in een soort voorronde volgden gesprekken met twee selectiecommissies. De terugkoppeling hierover kreeg ik via dezelfde HR medewerker. Ik was afgewezen. Ze noemde enkele argumenten van de commissies maar ze zwakte deze ook direct af. Tussen de regels door merkte ik dat ze er zelf niet achter stond. Aan deze feedback had ik niet veel.
Tip 6: Bel, als vacaturehouder, zelf de afgewezen kandidaten af en geef goede feedback.
Laat als manager, zien dat je mensen echt serieus neemt. Oprechte goede feedback wordt gewaardeerd. De zorgvuldigheid waarmee je een procedure afrondt bepaalt sterk hoe de kandidaat denkt en, nog belangrijker, hoe de kandidaat met anderen praat over jouw organisatie. Een goede afronding is een investering in het imago van je organisatie.
Bij elk pakketje dat je krijgt volgt een verzoek om een review. Soms tot vervelens toe. Toch zijn reviews waardevol. Vaak mopperen sollicitanten over de manier waarop een sollicitatieprocedure verliep. Je organisatie kan veel leren van de kritische reacties van sollicitanten.
Tip 7: Vraag om een review op de sollicitatieprocedure. Wat deden we goed? Wat kan beter?
Stel deze vragen vooral ook aan de kandidaten die je hebt afgewezen.
Bron: artikel op LinkedIn van Andre Lensink
