In een wereld waarin veel medewerkers (hoge) werkdruk ervaren en we voortdurend streven naar efficiëntie en productiviteit, blijft het belangrijk om kritisch te kijken naar de systemen en processen die we hanteren. Soms ontstaan er namelijk situaties waarin onnodige taken en omslachtige procedures een negatieve impact hebben op de workflow en het behalen van resultaat, heel belangrijk bij werkgeluk. Om deze problemen aan te pakken en te streven naar verbetering, is er een benadering genaamd GROSS (Getting Rid Of Stupid Stuff). GROSS richt zich op het elimineren van overbodige en tijdrovende elementen binnen organisaties en processen, met als doel een efficiëntere werkomgeving te creëren.
Veel systemen en processen beginnen goedbedoeld, maar kunnen na verloop van tijd uitgroeien tot omslachtige en tijdrovende taken. Een voorbeeld hiervan is het goedkeuringsproces binnen organisaties. In sommige gevallen kan dit proces zodanig worden opgeblazen dat het weken duurt voordat er een definitieve beslissing wordt genomen. Dit vertraagt niet alleen de workflow, maar kan ook frustratie veroorzaken bij medewerkers. Een ander voorbeeld is het gebruik van verschillende tools en software die niet goed op elkaar zijn afgestemd, waardoor er dubbel werk wordt verricht en waardevolle tijd verloren gaat.
GROSS biedt een oplossing voor deze problemen door het identificeren en elimineren van ‘stupid stuff’ binnen organisaties. Dit kan variëren van het vereenvoudigen van goedkeuringsprocessen tot het elimineren van overbodige rapportagevereisten. Het doel is om de workflow te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en medewerkers te bevrijden van onnodige taken.
Een inspirerend voorbeeld van GROSS is het succesverhaal van een groot technologiebedrijf dat merkte dat medewerkers te veel tijd besteedden aan het invullen van wekelijkse statusrapporten. Na een grondige evaluatie besloten ze om het rapportageproces te vereenvoudigen door alleen de belangrijkste prestatie-indicatoren te behouden. Dit leidde tot aanzienlijke tijdsbesparingen en een verbeterde focus op de kernactiviteiten.
Een Nederlands voorbeeld, niet specifiek vanuit GROSS: een project van Deloitte samen met het Erasmus MC Sophia Kinderziekenhuis. Een project waar de knelpunten in kaart werden gebracht, waar werd gekeken wat frustratie oplevert en waar de meeste kansen voor verbetering zaten. Zo kon de overdracht beter, was de roostering een uitdaging en ging veel tijd verloren aan controles en registratie. Samen met de verpleegkundigen werden oplossingen bedacht, al dan niet met behulp van nieuwe technologie.
Een ander voorbeeld uit een column van Bas van der Veldt, ceo van AFAS. Het is een bedrijf dat niet wil groeien om het groeien: ‘Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker het is om slimmer te werken en om te innoveren.’ De mededeling werd gedaan dat er niet meer mensen zouden worden aangenomen en een van de reacties was daarop ‘maar ik heb het al zo druk’. Ze hebben daarvoor een apart model om medewerkers te helpen aan de hand van de volgende vragen:
- Je vraagt je eerst af of bepaald werk eigenlijk wel echt gedaan moet worden. Misschien kun je er wel mee stoppen. Is het wél echt nodig?
- Dan kijken ze of het leuker of beter kan door te automatiseren.
- Kan dat ook niet? Dan kijken ze hoe we het werk beter kunnen verdelen over collega’s.
Twee voorbeelden uit de column:
- Mensen die bij AFAS een brochure downloaden, kregen altijd een telefoontje van de afdeling commercie. Óók de mensen die al lang en breed klant bij hen zijn, zo ontdekten ze. En die telefoontjes leverden bijna niks op. Daar zijn ze dus mee gestopt.
- Als AFAS gasten uitnodigt voor een wedstrijd van AZ kregen ze een persoonlijke mail, met onder meer een persoonlijk parkeerticket. Best bewerkelijk. Daarom hebben ze overlegd met AZ en doen ze het nu anders: alle gasten krijgen een P1-ticket en staan op de grote nieuwe parkeerplaats. Nu versturen ze (geautomatiseerd) een mailing met de mededeling: je kunt gratis parkeren op P1.
GROSS is niet alleen van toepassing op individuele organisaties, maar kan ook op bredere schaal worden toegepast. Overheden en openbare diensten kunnen bijvoorbeeld GROSS gebruiken om bureaucratie te verminderen en efficiëntie te bevorderen. Door overbodige regels en procedures te schrappen, kunnen ze een snellere en effectievere dienstverlening aan burgers bieden.
Het implementeren van GROSS vereist een systematische benadering. Het begint met het identificeren van de pijnpunten in bestaande systemen en processen. Vervolgens moeten deze pijnpunten grondig worden geanalyseerd en moeten er oplossingen worden bedacht om ze te elimineren of te vereenvoudigen. Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij dit proces, omdat zij waardevolle inzichten kunnen bieden over inefficiënties die ze dagelijks tegenkomen.
GROSS biedt een effectieve strategie om efficiëntie te bevorderen door onnodige taken en omslachtige processen te elimineren. Het streven naar een slankere en effectievere werkomgeving kan de productiviteit verhogen, de werktevredenheid verbeteren en de organisatie in staat stellen zich beter aan te passen aan veranderende omstandigheden. Door bewust te zijn van de valkuilen van systemen en processen, kunnen we streven naar een toekomst waarin “stupid stuff” tot een minimum wordt beperkt.
Hawaï Pacific Health (HPH)
HPH is een gezondheidszorgorganisatie op Hawaï die het initiatief heeft genomen tot GROSS. Ze zijn in 2017 begonnen om aan verpleegkundigen en doktoren te vragen wat er anders en beter zou kunnen met betrekking tot het Elektronisch Patiënten Dossier (zie hier de zeer lezenswaardige publicatie in The New England Journal of Medicine). Het leverde tal van tips en inzichten op. Sindsdien hebben andere organisaties het initiatief gevolgd.
Dit artikel kwam mede tot stand met hulp van CHATGPT. De volgende opdracht werd gegeven: Schrijf een artikel van 400 woorden over GROSS: Getting Rid Of Stupid Stuff. Ga in op de voor- en nadelen van systemen en processen, geef voorbeelden van uit de hand gelopen processen en laat zien hoe GROSS werkt. Geef ook daar inspirerende voorbeelden van.
