Dit artikel verscheen op 5 april 2024 op PWnet.nl.
Als je de reis- en contactmomenten van je medewerkers in kaart brengt, kun je sturen op ervaringen die bijdragen aan werkgeluk. Bovendien kun je laten zien waar jouw organisatie voor staat, schrijft werkgeluk-expert Gea Peper van het HappinessBureau.
Voordat je je op de reis van de medewerker stort, is het belangrijk om te weten wie jouw (potentiële) medewerkers zijn. Wat zijn hun behoeften en verwachtingen en wat drijft hen? Zijn het vooral carrière gerichte mensen die bereid zijn om (bijna) fulltime te werken in ruil voor status, een uitdagende baan en interessante groeimogelijkheden? Of hechten ze juist waarde aan flexibiliteit, welzijn en een goede balans tussen werk en privé?
Factoren die meespelen
Factoren die je in het beschrijven van je (potentiële) medewerkers zeker moet meenemen, zijn: de wens voor professionele ontwikkeling en doorgroei, belang van salaris en overige vergoedingen, gewenste rol van en relatie met de leidinggevende. Verder zijn de mate waarin het werk en de organisatie betekenisvol moeten zijn, verwachtingen over de inhoud van de functie en de behoefte aan flexibiliteit en hybride werken, belangrijke factoren.
Bedenk ook wat de belangrijkste redenen voor mensen zijn om te solliciteren, waarom je huidige medewerkers graag bij de organisatie blijven werken en om welke redenen ze zouden vertrekken.
Er zijn 8 belangrijke momenten waarop medewerkers een mening over jou als werkgever vormen.
1. Kennismaking en beeldvorming
Het eerste belangrijke moment in de medewerkersreis is de kennismaking met je organisatie. Het beeld dat iemand van je organisatie heeft, bepaalt in grote mate de kans of diegene zich zal aanmelden als sollicitant. Uitingen van jouw organisatie zelf dragen bij aan dat imago, maar bijvoorbeeld ook de manier waarop het bedrijf in de media komt en – heel belangrijk – wat mensen van anderen horen. Sturen op ‘merkbeleving’ heeft alleen het gewenste effect als het geschetste beeld met de werkelijkheid overeenkomt. Welke verwachting je ook wil scheppen – dat jouw organisatie betrouwbaar, innovatief of informeel is bijvoorbeeld – zorg dat dit in de haarvaten van je organisatie voelbaar is.
2. De sollicitatie
Aan een sollicitatie gaat vaak een oriëntatiefase vooraf. Maak de keuze voor jouw organisatie makkelijker met een persoonlijke benadering op basis van iemands vaardigheden. Houd niet star vast aan het belang van een traditioneel cv of bepaalde diploma’s. Laat weten wat je organisatie doet om nieuwe werknemers te ondersteunen en op te leiden en geef geïnteresseerden de mogelijkheid om een paar dagen mee te lopen in jouw organisatie.
Besef dat de sollicitant jou interviewt en niet andersom. De kandidaatervaring moet een goede weerspiegeling zijn van de ervaring op de werkvloer zelf. Wees daarom eerlijk en duidelijk. Een manier om een gesprek positief en persoonlijk te maken, is door aan te geven welke prestaties of ervaringen van de kandidaat je zijn opgevallen en waarom je hiervan onder de indruk bent.
3. De inwerkperiode
De eerste werkdag en de maanden daarna zijn een cruciale periode waarin je de nieuwe medewerker kunt laten zien dat jouw organisatie aan de verwachtingen voldoet en beloften nakomt. De onboardingsfase legt de basis voor langdurige betrokkenheid en prestaties van jouw werknemer. In deze tijd leert je medewerker de collega’s, de organisatiecultuur en uiteraard het werk zelf kennen. Een buddy helpt daarbij, maar ook de leidinggevende heeft hierin een belangrijke rol. Voer in de loop van het eerste jaar ook al gesprekken over de toekomst van je nieuwe medewerker bij jouw organisatie.
4. Na het eerste jaar
De organisatiecultuur maak je met elkaar. Daarom is het belangrijk dat er ook na het eerste jaar veel aandacht is voor medewerkerservaringen op het gebied van cultuur. Hoe gaan we met elkaar en met klanten om? Wat zijn de geschreven en ongeschreven regels? Werken we nog in lijn met onze visie en waarden? Rituelen spelen daarbij ook een rol. Niet alleen op het gebied van het werk zelf – successen vieren, tegenslagen verwerken – maar ook wat aandacht voor het leven van jouw medewerkers betreft.
5. Leren en ontwikkelen
Een belangrijke reden voor je medewerkers om al dan niet bij jouw organisatie te blijven werken, is de mogelijkheid om zich te kunnen ontwikkelen. Aan welke kennis en vaardigheden hebben je medewerkers behoefte? Zorg voor verschillende carrièrepaden, want niet iedereen kan of wil manager worden. Maak ook gebruik van specifieke momenten waarop je medewerkers graag willen leren. Dat is niet alleen tijdens de onboarding, maar ook op momenten dat er verdiepende kennis of vaardigheden nodig zijn, als bepaalde kennis moet worden toegepast, als de omgeving verandert en als er een probleem moet worden opgelost.
6. Waardering door leidinggevenden
Waardering door de leidinggevenden is onmisbaar voor je medewerkers. Maar het is niet altijd vanzelfsprekend, zeker niet in organisaties waar veel hybride wordt gewerkt. Een manier om hier proactief mee aan de slag te gaan, is reflectieve waardering. Daarbij vraagt de leidinggevende aan je medewerker waar hij trots op is, waar hij waardering voor zou willen krijgen en waarom. De leidinggevende helpt jouw medewerker om de eigen inspanningen op een positieve manier te onderzoeken en reflecteert daar vervolgens op. Dat kan bijvoorbeeld door je medewerker te bedanken voor de inzet en door waardering uit te spreken voor het resultaat.
7. Het aanstaande vertrek
Sommige medewerkers willen tot hun pensioen bij jouw organisatie blijven, anderen gaan op een bepaald moment op zoek naar een nieuwe baan. Het liefst krijg je een goed beeld van de redenen en momenten dat je mensen vertrekken. Ongewenst verloop voorkom je alleen door regelmatig met je medewerkers te praten over hun werkgeluk. Belangrijke vragen in zulke gesprekken zijn: hoe wil je groeien binnen de organisatie? Ervaar je zingeving in je werk? Wat heb je nodig om je werk goed te doen? En wat kunnen wij als organisatie beter doen?
8. Na het vertrek
Ook na iemands vertrek kun je investeren in een oud-medewerker. Door iemand mooie ervaringen te blijven bieden, creëer je een ambassadeur die jouw organisatie bij anderen als werkgever zal aanbevelen. Sommige bedrijven zetten hun alumni-netwerk in voor marktonderzoek of om nieuwe producten of diensten te testen. En het kan natuurlijk gebeuren dat een oud-medewerker wil terugkeren bij de organisatie, in loondienst of als externe expert voor een specifieke klus. Verder kun je in een goed alumni-netwerk investeren door speciale bijeenkomsten te organiseren of gratis toegangskaarten voor events aan te bieden.
Grijp elk contactmoment aan
Breng de reis van je medewerkers van sollicitatie tot en met vertrek in kaart. Zo ontdek je welke momenten bepalend zijn voor hun opvattingen over jouw organisatie. Betrek je medewerkers bij dit proces door ze naar hun ervaringen op die belangrijke momenten te vragen. Als aantrekkelijke werkgever grijp je elk contactmoment met je medewerkers aan om hun ervaringen te verbeteren. Start met deze 8 momenten en leg de basis voor meer betrokkenheid, een betere productiviteit én meer werkgeluk.
