We kennen het allemaal: je bent lekker aan het werk, als je wordt afgeleid door een appje. Voordat je het weet zit je op je telefoon andere dingen te doen. Hoe zorgen we ervoor dat we niet zo snel worden afgeleid? Neuropsycholoog Mark Tigchelaar is auteur van zes boeken over dit thema en vertaalt de wetenschap hierover naar de praktijk.
Het interview is ook als podcast te beluisteren op Soundcloud, Spotify of Apple.
Je kunt het gehele interview ook als pdf downloaden.
Wat maakt jou gelukkig op het werk?
“Ik denk dat werk zeker gelukkig kan maken. Als ik in mijn diepe focus of flow zit, dan ervaar ik veel werkgeluk. Schrijven is daar een heel mooi voorbeeld van. Als ik dan lekker de diepte in kan, dan kan ik daar ontzettend van genieten. De tegenhanger is als ik daarin word onderbroken, dan kan dat mijn werkgeluk en productiviteit ondermijnen en stress veroorzaken.”
Als neuropsycholoog ben je speciaal geïnteresseerd in afleiding en focus, oftewel het gevecht om aandacht. Veel werkenden hebben hiermee te maken. Waarom vind je dit zo’n interessant thema?
“Ik ben al meer dan twintig jaar bezig met de hersenen. In eerste instantie uit een eigen noodzaak: ik ben zwaar dyslectisch, dus ik had moeite met leren en met studeren. Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken, hebben mij heel erg geholpen.
Over die onderwerpen heb ik meer dan tien jaar lang trainingen gegeven. Toen ik met mijn compagnon Oscar de Bos software ging ontwikkelen voor snellezen, kwamen we erachter dat het probleem niet het lezen is, maar een gebrek aan aandacht om nog te kunnen lezen. Onze aandachtsspanne wordt korter. Toen we daarin doken, ontstond echt mijn fascinatie voor dat onderwerp. Daar zitten zoveel lagen in, waaronder productiviteit, werkgeluk en stressvermindering. Maar het gaat ook over je eigen persoonlijke thema’s. Als jij je eigen shit niet op orde hebt, dan ga je ontzettend afgeleid worden door de grootste afleider, namelijk je eigen koppie. Die facetten rondom het thema focus, fascineren mij mateloos.”
Wat hoop je te kunnen bijdragen?
“Uiteindelijk een betere wereld in de breedste zin van het woord, maar op praktisch gebied dat mensen hun werk beter kunnen doen, meer voldoening halen uit werk en dat er minder uitval is onder medewerkers. Want stress en uitval blijken nog steeds een heel groot actueel thema. Een van de meest onderbelichte factoren daarin is het continu pingpongen met onze aandacht. Stress en werkdruk zijn momenteel nog te grote, algemene containerbegrippen.
Er zijn meerdere facetten die meespelen, en één ervan is het constant wisselen tussen taken, projecten, berichten tussendoor et cetera. Dat creëert onnodige belasting. Als we die belasting kunnen wegnemen, stroomlijnen, minimaliseren, is dat een directe bijdrage aan vermindering van de uitval onder medewerkers. Dat vind ik heel tof.”
“We zijn in nieuwe data gedoken over hoe vaak we per dag worden onderbroken. Vijf jaar geleden was dat 240 keer per dag als landelijk gemiddelde. Tegenwoordig is dat over de 600 keer per dag als landelijk gemiddelde. Dat laat gelijk de trend zien: dit probleem wordt alleen nog maar groter.”
Samen met je collega Oscar heb je het boek ‘Focus aan/uit’ geschreven. Daarvan zijn inmiddels meer dan 100.000 exemplaren verkocht, in Nederland alleen. Wat verklaart het succes van het boek?
“Het is gewoon een supergoed boek, haha. Maar ik denk ook dat het vooral onderstreept hoe groot de noodzaak of zelfs de noodkreet is rondom dit thema. Het boek bestaat nu vijf jaar, er is een jubileumeditie uitgekomen. Daarvoor hebben we een nieuw voorwoord geschreven. We zijn in nieuwe data gedoken over hoe vaak we per dag worden onderbroken. Vijf jaar geleden was dat 240 keer per dag als landelijk gemiddelde. Tegenwoordig is dat over de 600 keer per dag als landelijk gemiddelde. Dat laat gelijk de trend zien: dit probleem wordt alleen nog maar groter. Dus daar moet iets aan gedaan worden. Dat kan als individu, je hebt zeker een eigen verantwoordelijkheid dus pak die regie. Er ligt ook zeker een verantwoordelijkheid bij organisaties en dan met name bij HR. En op bepaalde vlakken ligt die verantwoordelijkheid ook op beleidsniveau.”
Gaat dat over hoe je als organisatie het werk indeelt?
“Hoe je werk indeelt, maar ook het recht op onbereikbaarheid. Nou weet ik niet of je dat juridisch moet gaan regelen. Ik denk niet dat dat een handige aanpak is. Maar bijvoorbeeld ook omgang met social media of telefoongebruik onder jongeren met name. Daar is wel beleid op gemaakt, maar dat mag nog echt wel een stuk verder gaan in mijn ogen.”
We gaan al de inhoud in, maar laten we beginnen bij het begin. Waar hebben we het eigenlijk over, als we praten over werken met focus?
“Werken met focus is onafgebroken werken aan je taken. Een onderbreking haalt je gelijk uit je focus, maar er zit ook een aantal prijskaartjes aan. Een ervan is: er komt altijd cortisol vrij op het moment dat je wisselt van taak. Cortisol is het stresshormoon. Als dat één keer wordt afgevuurd is dat niet erg, dat maakt je alert en scherp. Maar het wordt vervelend als die cortisol continu blijft vuren. En dat gebeurt met die 600 onderbrekingen per dag. In potentie zijn het wellicht leuke onderbrekingen, maar de inhoud van de onderbreking maakt niet uit. Het feit dát iemand wisselt met zijn aandacht, dat zorgt voor het vrijkomen van de cortisol. Dus het hele doel of spel van focus is het aantal wisselingen op een dag te minimaliseren, zonder dat je iets mist. Ik ben dus niet van een stroming ‘je mag maar één keer per dag je e-mail bekijken’ of ‘zet al je notificaties uit’. Voor de meesten van ons is dat niet haalbaar. Waar het wel om gaat, is kijken waar we wisselen. Kun je die wisselingen in kaart brengen en stroomlijnen op individueel niveau, op teamniveau en op organisatieniveau. Dat is focus.”
Is dat per werkgroep of sector hetzelfde, heeft iedereen daarmee te maken?
“Iedereen heeft ermee te maken, maar verschillende medewerkers hebben verschillende behoeftes. Om het heel erg te chargeren: een onderzoeker heeft een andere bereikbaarheidsbehoefte dan iemand in sales of recruitment. Ik merk dat er over het onderwerp ‘onbereikbaar zijn’ een hele grote discussie is over hoe daarmee om te gaan. Sommigen zeggen: je moet absoluut twee verschillende telefoons hebben voor werk en voor privé. Anderen zeggen: je moet absoluut je mail en notificaties volledig uitzetten. Aan de andere kant is de realiteit in bijvoorbeeld recruitment of sales dat mensen binnen 5 minuten moeten reageren op een binnenkomend bericht, want dat is hun werk. En dat is helemaal prima, daar is niet een goed of fout in aan te geven. Het hangt echt af van iemands behoefte en werk en hoe je dat kunt inrichten, dat is het echte gesprek.”
Maar iedere beroepsgroep, en dus eigenlijk iedere medewerker, zal ermee te maken hebben.
“Zeker. We hebben het met name over kennisintensieve beroepen. Ik werk over het algemeen met hoogopgeleide kenniswerkers, maar op mbo-niveau is het ook zeker van toepassing. In bepaalde functies is het minder van toepassing, met name uitvoerend werk. Als je loodgieter of schilder bent, dan heb je minder last van de afleiding zoals we dat hier bespreken dan iemand die achter een computer werkt.”
Je zei net al dat het niet uitmaakt waar een wisseling van aandacht inhoudelijk over gaat. Maakt het wel uit hoelang die onderbreking duurt?
“De duur van de onderbreking maakt ook niet heel erg veel uit, wel de hoeveelheid. Een van de trends die we tegenwoordig zien is het digitale of hybride werken. Dat heeft heel veel voordelen, waaronder dat het de autonomie versterkt. Autonomie is een gigantische stressbeschermer. Dus dat is fantastisch, mits goed ingezet. Maar een nadeel van digitaal werken is dat er meer digitale communicatie ontstaat, onder andere chatverkeer. Dat is sinds de corona-epidemie gigantisch toegenomen. Chatverkeer heeft wat voordelen, maar het grote nadeel is dat er veel meer hele kleine onderbreken zijn. ‘Ben je online?’ ‘Top, ik heb het ontvangen.’ ‘Dankjewel.’ ‘Fijne dag.’ En zo ben je aan het pingpongen met je aandacht, en dat draagt onder andere bij die gigantische toestroom van onderbreken die richting de 600 keer per dag gaat.”
En als we dat gaan categoriseren of rubriceren, wanneer verliezen we dan onze focus? Waar heeft dat allemaal mee te maken?
“Er zijn vier concentratielekken. Dat zijn vier redenen waardoor we onze aandacht verliezen en dus wisselen we met onze aandacht. Eén: we kunnen afgeleid worden als iets te simpel of te saai is. Onderprikkeling is gek genoeg een belangrijke factor in afleiding. Bijvoorbeeld, je bent aan het bellen met iemand die traag is van stof. Dan is het lastig om je aandacht erbij te houden. Vaak gaan we er dan iets anders bij doen, bijvoorbeeld met een pen iets tekenen of de was opvouwen.
Het tweede lek is te weinig brandstof. De hersenen werken op vloeistofjes en die raken op een gegeven moment op. Bovendien zorgt cognitieve inspanning voor afvalstofjes: dat aminozuur heet glutomaat. Hoe meer dat glutomaat zich ophoopt in het lichaam, hoe trager het hoofd gaat functioneren. Die afvalstofjes moet je echt fysiek opruimen, anders kan je wel doorwerken, maar word je trager en heb je heel veel koffie of heel veel deadlines nodig om nog wat gedaan te krijgen, wat dan weer cortisol en adrenaline tot gevolg heeft.
Het derde concentratielek is te veel interne prikkels, dus te veel ballast in je hoofd. Dat kunnen taken zijn die je nog moet doen, ook niet-werkgerelateerd zoals mantelzorg. Of het zijn emoties of nieuwe ideeën. Creativiteit heb je vaak op de meest onhandige momenten.
En het vierde concentratielek zijn de externe onderbrekingen. Dus de telefoon, e-mail, collega’s, omgevingsgeluiden, et cetera.”
Wat kan iemand doen om die vier concentratielekken te vermijden of zo veel mogelijk te beperken?
“Bij onderprikkeling is de aanname dat onze hersenen sneller denken dan dat we ze gebruiken. Dus als een taak te simpel is, dan kun je er iets simpels bij doen. Dat kan bijvoorbeeld zijn die tekeningetjes maken. Doodling heeft het officieel, verhoogt je concentratie met 29 procent. Het zorgt voor opvulling in de hersenen, waardoor je meer aandacht hebt voor het gesprek zelf. Andere vormen ervan zijn spelen met je haar of je ringen of trillen met je been. Of wandelen. Dat helpt niet alleen bij saaie, maar ook bij spannende gesprekken.”
Onze zoon keek tijdens zijn studie opgenomen hoorcolleges terug op anderhalf keer de normale snelheid, om zijn aandacht erbij te houden.
“Dat is nu zelfs overgenomen door Netflix. Films uit de jaren ’90 of daarvoor, die trager gaan dan nu, kun je versneld afspelen. Op WhatsApp kun je voiceberichten versneld afspelen. Daar is dus behoefte aan. Het nadeel is dat er een ratrace kan ontstaan. Als je gewend bent om hoorcolleges of voiceberichten versneld af te spelen, gaat een daadwerkelijk fysiek hoorcollege of gesprek voor je gevoel te traag. Dan ontstaat er een soort ratrace waarin alles nog sneller moet gaan om je weer te prikkelen. Dat is een uitdaging.”
“We laden ons te weinig op en hebben te weinig buutvrij-momentjes. Wat er vaak gebeurt tijdens een pauze, is dat we onze hersenen geen rust geven, maar onze aandacht te verleggen naar andere onderwerpen.“
Wat kun je doen om het tweede concentratielek van te weinig brandstof te voorkomen?
“We laden ons te weinig op en hebben te weinig buutvrij-momentjes. Wat er vaak gebeurt tijdens een pauze, is dat we onze hersenen geen rust geven, maar onze aandacht te verleggen naar andere onderwerpen. Dus ik heb heel hard gewerkt in Excel, nu ga ik naar LinkedIn voor inspiratie of ontspanning. Maar het effect daarvan is dat je nog steeds cognitief een inspanning levert, ook al is het een leuker onderwerp. En dat is heel verraderlijk. Iets leuks doen kan nog steeds een inspanning zijn. Het effect is dat je aan het interen bent. Dus voor je hersenen zit er geen verschil tussen Excel of LinkedIn. Het een is misschien leuker dan het ander. Ook na je werk een podcast luisteren, is eigenlijk een verlenging van je werkdag.”
Dus als je die dingen doet met de gedachte ‘nu kom ik tot rust en kan ik opladen’, dan heb je het mis?
“Dat is het verraderlijke in ons taalgebruik. ‘Het geeft me energie.’ En qua inspiratie geeft dat energie. Maar breintechnisch kóst het energie of brandstof om die prikkels te verwerken. En daar ligt een van de grootste uitdagingen van deze tijd. We verleggen onze aandacht continu.
We hebben geen focusprobleem, we focussen de hele dag door. Maar dat zorgt dus voor die uitputtingsslag. Dus ik pleit er heel erg voor om op individueel, maar ook team- en organisatieniveau daar beleid op te creëren, om mensen meer niks te laten doen. De neiging om continu productief te zijn, is exact de reden waarom we het niet zijn. En als je verwacht dat je mensen zeer lange dagen gaan maken en dat ze altijd aanstaan, dan gaan ze gigantisch interen met potentieel uitvallen tot gevolg.”
Dat is natuurlijk heel lastig. Want volgens mij is uit het raam staren ook heel goed. Maar het voelt voor veel mensen helemaal niet goed.
“Nee, en precies dat is vaak de reden waardoor we doorgaan. Nietsdoen voelt als stilstaan en stilstaan voelt als achteruitgaan. Het voelt als niet productief. Maar het heeft ook te maken met je positie binnen de organisatie. Als je als stagiair begint is er een vrij duidelijk verband tussen je input en je output. Maak deze presentatie, bereken dit, werk dit uit. Als je wat meer ervaring krijgt, zeker in kenniswerk, dan wordt die input-outputrelatie een heel stuk minder duidelijk. Wanneer ben je effectief bezig? Is dat als je die ene hele belangrijke e-mail hebt weggewerkt, of als je vijftig andere e-mails hebt weggewerkt? Dat is niet te beantwoorden. Als je dat ene hele goede idee hebt gecreëerd, of wanneer je die presentatie hebt voorbereid, wat is belangrijker? Het is heel moeilijk te zeggen. Het nadeel is dat productiviteit – iets snel even wegwerken – heel makkelijk meetbaar is en daarna veel voldoening geeft. Dus verkiezen we dat vaak boven even niks doen in de hoop dat er dan een goed idee komt. Want het nadeel van uit het raam staren is: soms krijg je een briljante idee, maar soms komt er helemaal niks naar boven. En dat kun je niet timen of afdwingen. Je kunt wel de voorwaarden creëren, maar niet meer dan dat. Ik merk dat bijvoorbeeld bij het schrijven. Soms komen er wel vijf of tien pagina’s uit en dan denk ik ‘wow’. En soms zijn er dagen achter elkaar dat er niks uit mijn handen komt. Dat is heel frustrerend, maar dat is onderdeel van het proces. Want onder water gaat dat denkproces wel door. Vaak als ik die drie dagen niks uit mijn handen krijg, komt er een dag later dat ineens absurd veel uit mijn handen. Dat is inherent aan dat creativiteitsproces.”
(ga naar deel 2)
