Sara Coene van bedenk.be: Hoe organiseer je een vergadering op zo’n manier dat er energie en creativiteit ontstaat? Hoe zorg je ervoor dat mensen actief in plaats van passief deelnemen aan vergaderingen? 15 vormen: van inspiration tours, notes day tot fish bowl.
15 vernieuwende vergadervormen om creativiteit los te maken en betrokkenheid te verhogen
De ervaring en kennis van de medewerkers is een belangrijke bron van waardevolle ideeën en inspiratie binnen je organisatie. Een bron die aangeboord kan worden via technieken die discussie centraal stellen en creativiteit losmaken. Discussies worden echter vaak geweerd in vergaderingen of er wordt onvoldoende tijd voor vrijgemaakt. Passief luisteren, informatie noteren en in één richting standpunten verdedigen vieren hoogtij in veel vergaderingen, terwijl interactie en samenwerking cruciaal zijn om met complexe vraagstukken om te gaan en innovatief denken aan te wakkeren.
In het gros van de vergaderingen (en de voorbereiding ervan) ligt de focus op de inhoud en veel minder op de werkwijze en de interactievorm. Het is minstens even cruciaal om hier goed over na te denken.
Hoe je een vergadering opzet is afhankelijk van het doel van die vergadering. Zo zal je voor een informatieve vergadering, die als doel heeft informatie te verspreiden en niet het debat te stimuleren, een andere werkvorm gebruiken dan voor een brainstorm bijvoorbeeld.
We delen hieronder een aantal vernieuwende werkvormen om je vergaderingen nieuw leven in te blazen of eens helemaal anders aan te pakken.
Vergadervormen die inspiratie losmaken.
- Inspiration Tours
Je kan naar Silicon Valley op inspiratietour met Nexxworks of je dichter bij huis laten inspireren door ondernemers via Connexi. Of je kan zelf bezoeken aan inspirerende bedrijven organiseren of eens langs lopen bij The Loop, het Retail Technology Experience Center in Antwerpen of een inspiratietour bij Living Tomorrow in Vilvoorde volgen.
Bij Pixar zijn teams die een nieuwe film gaan maken verplicht zich onder te dompelen in het thema en de omgeving waarin de film zich zal afspelen om zo de nieuwe productie een onwaarschijnlijke accuraatheid en geloofwaardigheid te bezorgen en vooral ideeën te verzamelen voor het verhaal.
Bij Douwe Egberts werden innovatieteams ondergedompeld in koffie -en theetrends in verschillende hippe wereldsteden, om inspiratie op te snuiven voor nieuwe ideeën en concepten.
- Interne Conferenties
Een intern event organiseren kan enthousiasme en vernieuwing in je cultuur injecteren. Zo organiseert Johnson & Johnson sinds 2012 wereldwijd interne Ted Talks, met als doel een omgeving te creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om ideeën te delen, zo voeding gevend aan hun innovatiecultuur. Het begon als klein salon event en groeide intussen uit tot een intern platform waarop meer dan 128.000 medewerkers nieuwe ideeën kunnen terugvinden.
Ook Volvo Group organiseert gelijkaardige Group Talks en deelt die wereldwijd via hun online leerplatform.
Bij Google worden externe sprekers uitgenodigd op hun Talks @ Google, een serie presentaties die Google sponsort in verschillende van hun kantoren over heel de wereld. De sprekers zijn bekende wereldleiders en artiesten als Lady Gaga, maar ook minder bekende dichters en artiesten.
- Startup Events
Een eenvoudige manier om je team te inspireren is samen een startup event te bezoeken. Elke avond van de week is er wel ergens ten lande een pitch night of een growth hacking bijeenkomst, waar je gegarandeerd inspiratie kan halen. Het bruist er immers vaak van bedrijvigheid en innovatief talent.
Bedrijven als BNP Paribas Fortis of KBC investeren in dit soort plekken. Voor BNP Paribas Fortis is Co.Station de uitgelezen plaats om interne innovaties in de verf te zetten, of om evenementen te organiseren rond ondernemerschap. Business ontwikkelen en tegelijk inspiratie opdoen, deze ecosystemen zorgen daarvoor en ook jij kan daarvan profiteren.
Of organiseer je eigen event en community, rond een thema dat belangrijk is voor je organisatie of je team. Gelijkgestemde zielen uit verschillende sectoren die elkaar op regelmatige basis ontmoeten, een uitgelezen kans om geïnspireerd te worden. Of co-organiseer een event, zoals Colruyt deed met 99U Local Ghent. Op die manier willen ze blijven openstaan voor creatieve impulsen vanuit de buitenwereld, ideeën opdoen en innovatie doordrijven in alle lagen van de organisatie. Proef zelf de sfeer in onderstaand filmpje.
Vergadervormen om ideeën te genereren.
- Notes Day
Pixar houdt regelmatig een “Notes Day”, een interne reflectiedag waarop medewerkers elkaar ontmoeten in kleine groepen. Eerst starten ze binnen de eigen, vertrouwde teams, maar daarna worden mensen vanuit verschillende afdelingen in workshops samengebracht om na te denken over de belangrijkste problemen of uitdagingen van het bedrijf. Deze uitdagingen hebben ze zelf voorafgaand aangebracht, wat het een zeer mensgerichte managementaanpak maakt die de betrokkenheid en energie bij de medewerkers enorm verhoogt.
- Hackathon
Een hackathon is een bijeenkomst van software- en website-ontwikkelaars om aan gezamenlijke projecten te werken. Tegenwoordig wordt het ook gebruikt voor het creatief problemen oplossen die niet per sé software- gerelateerd zijn, zoals marketingproblemen of specifieke uitdagingen binnen HR. Sommigen noemen het zelfs de nieuwe brainstorm. Het grote verschil met een brainstorm, is dat de ideeën niet alleen worden bedacht, maar ook uitgewerkt a.d.h.v. code voor software of een prototype voor hardware of producten en diensten. Je maakt met andere woorden je ideeën meteen tastbaar, waardoor ze ook snel op hun potentieel getest kunnen worden. Zo’n hackathon duurt typisch tussen 1 dag en een week.
Bij LinkedIn organiseerde men een HR hackathon, samen met andere bedrijven uit Silicon Valley, met als doel de lage engagement score over de hele levenscyclus van een medewerker aan te pakken.
- “Durf te vragen-sessies”
Dichter bij huis en wat laagdrempeliger, heb je de ‘Durf Te Vragen’ sessies, gebaseerd op het gelijknamige boek. Durftevragen is letterlijk het durven stellen van vragen. Tijdens zo’n sessie ontmoeten mensen met een vraag mensen die graag meedenken. Het is een combinatie van inspireren, netwerken en brainstormen rond individuele vragen en kan perfect in een open sessie of intern in een organisatie worden toegepast.
Zo organiseerde Stad Mechelen vorig jaar enkele ‘Durf Te Vragen-sessies’, waaraan iedereen kon deelnemen en waarin men tips en ideeën wilde verzamelen voor activiteiten en diensten in de nieuw te bouwen bib in het Predikherenklooster.
Werkvormen die deelnemers betrekken in waardevolle discussies.
- Open Space
Open Space Technologie is een redelijk recente werkvorm voor grotere groepen, die over de hele wereld wordt toegepast. De methode is zeer effectief in het werken met groepen van ongeveer 10 tot 1000 personen.
Het is een zelfsturende vergadering als het ware, waar vooraf geen agenda bestaat, die wordt gevormd tijdens de meeting zelf vanuit de input van de verschillende deelnemers. Het is een co-creatietechniek voor grote groepen. Op die manier kan je op korte tijd met heel veel mensen aan de slag rond een bepaald thema. Harrison Owen, de grondlegger van deze methode, kreeg het idee voor de methode na een conferentie, waar de deelnemers vonden dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was geweest. De echt belangrijke onderwerpen hadden zij tussendoor besproken, en vaak met veel meer enthousiasme dan tijdens het officiële programma.
Boeing is een organisatie die regelmatig dit soort sessies organiseert, met als topic bijvoorbeeld het stroomlijnen van de operaties en het vereenvoudigen van de communicatie. Tijdens een andere conferentie brachten ze alle HR-mensen wereldwijd samen om synergieën te creëren rond medewerkers-kwesties.
lees de overige vormen hier.
